À l’approche de l’été, vous devez organiser le départ en congés de vos salariés. À ce titre, avant qu’ils ne se rendent sur leur lieu de villégiature, le Code du travail vous impose de respecter un calendrier précis et de suivre un certain nombre de règles, parfois techniques. Le point sur la réglementation applicable à cette échéance récurrente.
Les droits à congés payés des salariés sont acquis pendant une période, dite de référence, qui est fixée par le Code du travail du 1er juin de l’année précédente au 31 mai de l’année en cours, soit, pour cette année, du 1er juin 2015 au 31 mai 2016. Un accord de branche, d’entreprise ou d’établissement aménageant le temps de travail peut toutefois y déroger en fixant une période de référence différente (du 1er janvier au 31 décembre, par exemple).
Par ailleurs, si votre entreprise est affiliée à une caisse de congés payés (secteur du bâtiment et des travaux publics ou secteur des spectacles, notamment), la période de référence applicable est alors fixée – sans dérogation possible cette fois – entre le 1er avril de l’année précédente et le 31 mars de l’année en cours.
Pendant cette période de référence, chaque salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif. Et ce, quelles que soient sa durée de travail (temps partiel ou temps complet), la nature de son contrat de travail (à durée déterminée ou indéterminée) et son ancienneté dans l’entreprise. Ainsi, un salarié ayant travaillé du 1er juin 2015 au 31 mai 2016 a acquis l’équivalent de 5 semaines de congés, soit 30 jours ouvrables (ou 25 jours ouvrés si ce mode de comptabilisation est retenu dans l’entreprise). Votre convention collective peut cependant prévoir des jours de congés payés supplémentaires.
À noter : les jours ouvrables sont tous les jours de la semaine, hormis le jour de repos hebdomadaire (souvent le dimanche) et les jours fériés légaux non travaillés dans l’entreprise. Les jours ouvrés sont tous les jours travaillés dans l’entreprise (généralement du lundi au vendredi).
Alors qu’une période non travaillée n’ouvre en principe pas droit à congés payés, le Code du travail et les tribunaux prévoient néanmoins que certaines absences sont assimilées à du temps de travail effectif et permettent donc l’acquisition de jours de congés. Il en est ainsi notamment des congés d’adoption, de maternité, de paternité et d’accueil de l’enfant, ou des absences consécutives à un accident du travail, un accident de trajet ou une maladie professionnelle. En revanche, les arrêts de travail causés par des accidents ou des maladies non professionnels ne sont pas assimilés, par les juges français, à du temps de travail effectif. Une position qui pourrait toutefois évoluer compte tenu de la réglementation européenne, plus favorable, sur ce point, aux salariés.
Par ailleurs, pour des raisons de simplicité, un mois de travail effectif correspond à 4 semaines (ou 24 jours). Aussi, les absences de courte durée non assimilées à du travail effectif n’ont normalement pas d’effet sur l’acquisition des jours de congés payés.
Sauf si elle est déterminée par votre convention collective, il vous revient de fixer la période au cours de laquelle les congés payés seront pris, après avoir consulté, le cas échéant, vos représentants du personnel. Étant précisé que cette période doit au moins s’étendre du 1er mai au 31 octobre 2016 et que vous devez en informer vos salariés au moins 2 mois avant son ouverture.
La durée des congés qui peuvent être pris en une fois ne peut, en principe, excéder 24 jours ouvrables (soit 4 semaines consécutives). Ce qui impose donc, en pratique, de séparer ce congé principal des 6 jours ouvrables restants qui constituent la fameuse 5e semaine de congés payés. Et soyez vigilant, car vos salariés devront avoir bénéficié de l’ensemble de leurs congés payés au plus tard le 30 avril 2017 (avec, toutefois, une tolérance jusqu’au 31 mai 2017 prévue par certaines conventions collectives ou par des usages). Ces congés ne pouvant être remplacés par le versement d’une indemnité, même en cas d’accord avec vos salariés.
Pour des raisons pratiques, vous pouvez demander à un ou plusieurs salariés de fractionner leur congé principal de 24 jours ouvrables (sans pouvoir toutefois le réduire à moins de 12 jours ouvrables consécutifs). Une situation qui peut être avantageuse pour les salariés concernés dès lors qu’ils posent les jours qui leur restent au titre de leur congé principal (c’est-à-dire hors 5e semaine de congés payés) en dehors de la période allant du 1er mai au 31 octobre 2016. En effet, lorsque les jours de vacances sont pris en dehors de cette période, le salarié a droit à des jours de congés supplémentaires correspondant à :
– 2 jours ouvrables pour un congé de 6 jours et plus ;
– 1 jour ouvrable pour un congé de 3, 4 ou 5 jours.
Si vous ne fermez pas votre entreprise cet été, il vous faut alors prévoir le planning des départs en vacances après avoir recueilli, le cas échéant, l’avis des représentants du personnel, tout en veillant à respecter les stipulations de votre convention collective ou les règles issues d’un usage d’entreprise. Cette organisation doit tenir compte de certains critères tels que la situation de famille de vos salariés et leur ancienneté. De plus, lorsque deux de vos salariés sont mariés ou pacsés ensemble, ils doivent bénéficier de congés simultanés.
Dans tous les cas, chaque salarié doit être informé de ses dates de congés au moins un mois avant son départ. À partir d’un mois avant ce départ, ces dates ne peuvent plus être changées, sauf accord ou circonstances exceptionnelles (remplacement d’un salarié brusquement décédé, par exemple). Le planning des départs doit, par ailleurs, être affiché dans les locaux de l’entreprise.
Vous pouvez faire le choix de fermer votre entreprise pendant une partie de l’été et imposer ainsi à vos salariés de prendre simultanément leurs congés payés. Dans ce cas, vous devez prendre soin de consulter préalablement vos représentants du personnel. Si cette fermeture impose un fractionnement du congé principal, celui-ci doit, par ailleurs, être approuvé par les délégués du personnel ou, à défaut, individuellement par chaque salarié.
Le calcul de la rémunération des salariés pendant leurs congés payés peut s’effectuer selon deux modalités, sachant que vous devez appliquer pour chaque salarié celle qui lui est la plus favorable. Ainsi, l’indemnité versée peut être égale soit à 1/10 de sa rémunération brute totale perçue au cours de la période de référence, soit au montant de la rémunération que le salarié aurait perçue s’il avait continué à travailler (règle dite du « maintien de salaire »). La première modalité sera privilégiée notamment pour un salarié ayant connu une baisse récente de sa rémunération (passage à temps partiel, par exemple).
Important : les jours de congés payés acquis, mais non pris par les salariés en raison de la rupture de leur contrat de travail, doivent donner lieu à une indemnité compensatrice. Celle-ci est due quel que soit le motif de la rupture, y compris, désormais, en cas de licenciement pour faute lourde.
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