La procédure débute obligatoirement par l’envoi d’un avis d’examen de comptabilité à l’entreprise, précisant qu’elle peut se faire assister par un conseil de son choix. Une fois cet avis reçu, l’entreprise dispose de 15 jours seulement pour transmettre à l’administration une copie de ses FEC, sous forme dématérialisée, répondant aux normes prévues par le Livre des procédures fiscales (article A47 A-1).

Précision : sont concernées les entreprises tenant leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés.

Si l’entreprise ne respecte pas ce délai ou les modalités de transmission des fichiers, elle s’expose à une amende de 5 000 €. En outre, l’administration peut annuler la procédure d’examen de comptabilité et diligenter une vérification de comptabilité dans les locaux de l’entreprise.

À noter : l’examen de comptabilité est destiné aux entreprises ne présentant pas de risques élevés ou dont la taille et la complexité des sujets ne nécessitent pas un contrôle sur place.

Concrètement, l’administration peut, à partir de la copie transmise, effectuer des tris, des classements ainsi que tous calculs pour vérifier la concordance entre les fichiers et les déclarations fiscales de l’entreprise. Si elle relève des erreurs, elle adresse une proposition de rectification à l’entreprise. En revanche, si elle ne constate aucune anomalie, l’administration informe l’entreprise de l’absence de rectification. En pratique, l’administration dispose d’un délai maximal de 6 mois après la réception des fichiers pour avertir l’entreprise de la suite ainsi donnée à l’examen de comptabilité.

À savoir : l’administration doit détruire la copie des fichiers avant la mise en recouvrement des impositions supplémentaires ou avant d’informer l’entreprise de l’absence de rectification.

Dans le cadre de l’examen de comptabilité, l’entreprise bénéficie d’un certain nombre de garanties, similaires à celles applicables à la vérification de comptabilité. Garanties qui lui sont précisées dans la « charte des droits et obligations du contribuable vérifié ».

Précision : cette charte, disponible en ligne sur les sites Internet www.impots.gouv.fr et www.economie.gouv.fr, a été mise à jour pour 2017. Opposable à l’administration, cette dernière doit, en principe, respecter l’ensemble des règles et garanties y figurant.

Parmi ces garanties, figure notamment la possibilité pour l’entreprise de recourir au supérieur hiérarchique de l’agent chargé du contrôle afin d’obtenir des éclaircissements supplémentaires lorsqu’elle est en désaccord avec le maintien des rectifications envisagées. Elle peut aussi, le cas échéant, saisir la commission des impôts directs et des taxes sur le chiffre d’affaires afin de lui soumettre le désaccord.

Autre garantie importante, l’administration ne pourra pas procéder à un nouvel examen de comptabilité ou à une nouvelle vérification de comptabilité au regard des mêmes impôts ou taxes et pour la même période.

Enfin, en cas de redressement, l’entreprise a la possibilité de demander la mise en œuvre de la procédure de régularisation spontanée, dans les 30 jours suivant la réception de la proposition de rectification. Cette procédure lui permet de corriger les anomalies relevées par l’agent du fisc dans ses déclarations, moyennant le paiement d’un intérêt de retard égal à 0,28 % par mois (au lieu de 0,40 %). Cette procédure suppose, bien entendu, que l’entreprise soit de bonne foi.

Le FEC est un fichier normé. Pour être accepté par le vérificateur, il doit, en effet, répondre à un format particulier (nommage du fichier, séparation des enregistrements et des zones, présence des libellés, format des valeurs et des dates…). Outre la forme, des contraintes de contenu pèsent également sur le FEC. Ce dernier doit ainsi comprendre « l’ensemble des données comptables et des écritures retracées dans tous les journaux comptables au titre d’un exercice ». Les écritures doivent y être classées par ordre chronologique. Pour chacune d’entre elles, de 18 à 22 champs d’informations doivent être renseignés, selon le régime d’imposition de l’entreprise. Et attention, si le FEC généré comporte des spécificités (utilisation de codifications internes à l’entreprise, décalage dans l’enregistrement de reports à nouveau…), l’entreprise doit en présenter un descriptif détaillé à l’administration.

À noter : procéder à des essais de création d’un FEC avant tout contrôle est fortement conseillé. Pour cela, le logiciel « Test Compta Demat », librement téléchargeable sur le site Internet www.economie.gouv.fr, permet de vérifier la conformité de la structure d’un FEC.