À quoi servent les comptes prévisionnels ?

Le premier intérêt du prévisionnel est de vous permettre de simuler votre activité du point de vue comptable et financier pour l’exercice à venir, en fonction des prévisions de conjoncture du moment, et à cette occasion de vous fixer des objectifs en termes de chiffre d’affaires, de marge et de charges notamment. Ainsi, vous pourrez ensuite comparer en permanence vos réalisations avec les prévisions, pendant l’année, à l’aide d’un tableau de bord mensuel et, en fin d’exercice, lorsque vous disposerez de vos comptes définitifs.

Établir un prévisionnel permet également de chiffrer plusieurs hypothèses de travail. Vous pourrez alors, en toute connaissance de cause, prendre les décisions d’investissement et de développement de votre affaire qui s’imposent, au regard des objectifs à atteindre et des moyens que nécessite leur réalisation.

La démarche prévisionnelle

On peut découper la démarche qui permet d’élaborer les comptes prévisionnels en cinq étapes principales :

1- La définition des orientations pour l’année : objectif de croissance annuelle, lancement d’une gamme de produits nouveaux, etc.

2- La définition des moyens nécessaires pour atteindre l’objectif et assurer leur financement : investissements, embauches, etc.

3- L’évaluation du chiffre d’affaires prévisible en fonction des orientations que vous avez définies et des objectifs.

Mais attention, cette évaluation doit être réaliste et en cohérence avec la capacité de votre entreprise. Pour cela, elle doit s’appuyer sur ses performances passées.

4- L’estimation de vos charges prévisionnelles par le listage de l’ensemble des charges de l’entreprise, en les analysant une à une et en portant une attention toute particulière aux plus sensibles.

5- Le chiffrage de votre trésorerie prévisionnelle, afin d’anticiper vos besoins, pour négocier par avance avec vos partenaires financiers si cela s’avère nécessaire.

À quoi sert le tableau de bord ?

Le tableau de bord vous permet de piloter au jour le jour votre activité et de connaître, dans les meilleurs délais, tous les éléments nécessaires à une prise de décision efficace, voire à un changement de cap.

Il repose sur une procédure de remontée systématique et périodique de l’information, qui vous permet de mieux connaître les résultats et l’évolution de votre activité.

La mise en place d’un tableau de bord

La mise en place d’un tableau de bord nécessite de repérer au préalable les indicateurs les plus pertinents de l’évolution de votre activité et les clignotants qui traduisent le mieux les évolutions anormales.

Les indicateurs à retenir sont ceux qui, à la fois, offrent une information essentielle et sur lesquels il est possible de mener une action correctrice efficace (nombre de demandes de devis, montant des carnets de commandes par exemple).

En pratique, les éléments qu’il convient de contrôler diffèrent selon la nature de votre activité, ou selon la fonction exercée par le destinataire du document.

La présentation d’un tableau de bord

Votre tableau de bord peut être synthétisé ou se résumer à un suivi d’activité vous permettant d’obtenir chaque fin de mois une approche suffisamment fine du résultat mensuel.

On distingue traditionnellement dans ce document de synthèse trois grands types de données :

– le chiffre d’affaires, qui est reporté mois après mois en fonction des réalisations du mois ;

– les charges sensibles, celles qui peuvent varier avec l’activité, qui seront auscultées de très près ;

– les charges fixes, qui pourront être suivies par « abonnement », c’est-à-dire par fractions mensuelles de la charge annuelle (exemple : contribution économique territoriale).

À quoi servent les situations intermédiaires ?

Les situations intermédiaires servent à la fois :

– à informer précisément le chef d’entreprise pour lui permettre de prendre une décision importante en toute connaissance de cause ;

– à anticiper le plus en amont possible les « dérapages » de toute nature ;

– à contrôler et ajuster les tableaux de bord mensuels, les situations rapides et les estimations de résultats ;

– à préparer le bilan de fin d’exercice et le prévisionnel de l’exercice suivant.

Présenter la situation financière de son entreprise suppose une bonne maîtrise de la terminologie comptable. Pour se familiariser avec ce vocabulaire spécifique, il existe quelques lexiques en ligne dont l’un des plus complets se trouve sur le site de Vernimmen (http://www.vernimmen.net).