La DSN est une déclaration unique et mensuelle. Elle est générée à partir des données rentrées dans le logiciel de paie et envoyée à l’administration par voie électronique. Elle permet donc à l’employeur ou au tiers déclarant, en une seule transmission, d’envoyer aux différents organismes sociaux les informations qu’ils exigent (identification de l’employeur et du salarié, emploi occupé, rémunérations versées, etc.).

La DSN doit être effectuée le 5 du mois qui suit celui pour lequel elle est établie (par exemple, le 5 décembre pour les paies du mois de novembre) pour les employeurs payant leurs cotisations sociales mensuellement à cette date, ou, dans les autres cas, le 15 du mois.

Important : l’échéance, mensuelle ou trimestrielle, des paiements des cotisations sociales n’est pas remise en cause par la DSN.

Quant aux événements ponctuels (arrêt et reprise du travail en cas de maladie, maternité, paternité, adoption, d’accident du travail ou de maladie professionnelle ; fin d’un contrat de travail), ils sont, en principe, déclarés par le biais de la DSN, de manière dématérialisée, dans les 5 jours ouvrés (ce qui exclut, en principe, les samedis et dimanches) suivant l’événement.

À savoir : pour les arrêts de travail qui donnent lieu à subrogation des indemnités journalières de la Sécurité sociale, la déclaration est faite par la DSN mensuelle.

L’employeur qui met en place la DSN doit en informer ses salariés. Cette communication doit porter, entre autres, sur les données personnelles contenues dans cette déclaration ainsi que sur les modalités d’exercice des droits d’accès et de rectification de ces données.

La DSN n’a pas vocation à remplacer immédiatement l’ensemble des déclarations sociales. Son déploiement s’étale sur plusieurs années et comprend trois phases.

Dans la phase 1, à laquelle les employeurs peuvent adhérer dès maintenant et jusqu’à fin août 2015, la DSN remplace :– l’attestation envoyée à Pôle emploi lors de la cessation d’un contrat de travail ;– l’attestation de salaire transmise à la caisse primaire d’assurance maladie en cas d’arrêt de travail pour maladie, maternité, paternité et adoption ;– la déclaration des mouvements de main-d’œuvre (employeurs de 50 salariés et plus) ;– l’enquête sur les mouvements de main-d’œuvre (établissements de 1 à 49 salariés) ;– la déclaration de radiation pour les contrats groupes de prévoyance complémentaire et de retraite supplémentaire.

La phase 2 qui a débuté le 17 mars 2015 comprend, en plus des déclarations de la phase 1, la déclaration unifiée des cotisations sociales (DUCS) Urssaf (bordereau récapitulatif des cotisations et tableau récapitulatif annuel), le relevé mensuel des contrats de travail temporaire et les attestations de salaire en cas d’accident du travail et de maladie professionnelle.

La phase 3, qui sera mise en place à partir de janvier 2016, concernera, en plus des déclarations des phases 1 et 2, les autres DUCS (retraite complémentaire Agirc-Arrco, prévoyance…) ainsi que les déclarations auprès de la MSA (mutualité sociale agricole) et la CCVRP (caisse de compensation des VRP). À terme, la DSN remplacera aussi la DADS (déclaration annuelle des données sociales).

Depuis le 1er janvier 2013, la DSN est mise en œuvre par les employeurs sur la base du volontariat. Elle deviendra obligatoire pour tous les employeurs au 1er janvier 2016.

Conseil : anticiper la mise en place de la DSN permet de profiter de la période pendant laquelle les pénalités ne sont pas applicables pour effectuer des phases de test, réaliser les ajustements nécessaires et ainsi, limiter les risques d’erreur au moment de la bascule.

Pour les gros cotisants cependant, cette échéance a été anticipée. Ils seront en effet dans l’obligation d’utiliser la DSN pour les paies effectuées à compter du 1er avril 2015. Ceci signifie que le 5 ou le 15 mai 2015, selon leur situation, leurs déclarations sociales habituelles devront être remplacées par la DSN.

À savoir : le GIP-MDS (Groupement d’intérêt public-Modernisation des déclarations sociales) a précisé que ces employeurs peuvent choisir d’adhérer uniquement à la phase 1 (qui est ouverte jusqu’à fin août 2015) ou bien d’adhérer directement à la phase 2.

Sont concernées par cette échéance anticipée les employeurs redevables, au titre de l’année civile 2013, de cotisations et contributions sociales d’un montant égal ou supérieur à 2 millions d’euros.

De même, les tiers déclarants devront, à cette date, utiliser la DSN pour leurs clients qui devaient, pour 2013, des cotisations et contributions sociales d’un montant égal ou supérieur à 1 million d’euros, lorsque ces tiers ont, eux-mêmes, déclaré, en 2013, pour l’ensemble de leurs clients, une somme totale de cotisations et contributions sociales égale ou supérieure à 10 millions d’euros.

Pour apprécier ces seuils, il est tenu compte de l’ensemble des prélèvements recouvrés par l’Urssaf (CGSS dans les départements d’outre-mer et caisse de MSA pour les entreprises agricoles) à l’exception des éventuelles majorations et pénalités.

Attention : à partir du moment où la DSN sera obligatoire, l’employeur qui transmettra une déclaration hors délai ou inexacte sera redevable d’une pénalité de 7,50 €, respectivement par salarié ou par inexactitude, dans la limite toutefois de 750 € par déclaration (8 € dans le régime agricole dans limite de 760 €). Quant à celui qui effectuera ses déclarations par un autre moyen, il se verra appliquer une pénalité de 2,50 € par salarié (plafonnée, pour les employeurs devant utiliser la DSN au 1er avril 2015, à 10 000 € par entreprise et par mois, pour les employeurs ayant au moins 2 000 salariés et à 750 € en dessous de cet effectif).