Première étape incontournable, l’association doit déterminer ses besoins en bénévoles. Pour cela, il peut être utile de prendre le temps de rédiger des « fiches de poste » résumant, pour chaque mission (collecte de fonds, communication externe, gestion du site Internet, relations avec les collectivités…), le nombre de personnes nécessaires, les tâches à effectuer, les qualités et les compétences utiles pour les remplir et l’implication demandée (hebdomadaire, mensuelle, ponctuelle, à distance…).

Des fiches de poste à présenter aux membres de l’association et à afficher sur son site Internet. En effet, une fois ses besoins définis, l’association va devoir les faire connaître ! Ses meilleurs ambassadeurs étant ses bénévoles, il ne faut donc pas hésiter à les impliquer dans cette recherche.

De plus, on ne recrute pas aujourd’hui comme on recrutait hier ! Le bénévolat se rajeunit et la présence de l’association sur les réseaux sociaux (Facebook, Instagram, Twitter…) devient une nécessité pour toucher les étudiants et les jeunes actifs.

Un site Internet qui permet de trouver facilement des informations sur l’association est aussi un atout non négligeable. Il pourra contenir une présentation de la structure (fondateur, date de création, organisation…), de ses missions, de ses valeurs et de ses activités et, petit plus, des témoignages de bénévoles.

L’association peut aussi participer à des événements locaux, à des forums des associations ou encore déposer une annonce sur le site Internet de France Bénévolat.

Enfin, il est indispensable que l’association structure sa procédure de recrutement de bénévoles. Elle peut ainsi désigner une personne suffisamment formée qui sera responsable de cette mission et mettre en place différentes étapes (exigence d’une lettre de motivation, premier rendez-vous…). Attention toutefois à ne pas sombrer dans l’excès de rigorisme : les bonnes volontés ne doivent pas être découragées avant même d’intégrer l’association !

La première rencontre avec le bénévole servira non seulement à lui présenter l’association et les missions proposées aux bénévoles, mais aussi à comprendre ses motivations et ses attentes.

Important : tous les profils de bénévoles ne correspondent pas à toutes les associations ! Pour ne pas désorganiser le fonctionnement de la structure associative ou dégrader sa bonne ambiance, il faut parfois savoir refuser des demandes de bénévolat.

Plutôt que de les laisser la découvrir « sur le tas », mieux vaut donc organiser une demi-journée ou une journée d’accueil. Ce sera l’occasion, pour les nouveaux arrivants, de faire connaissance et de se familiariser avec les locaux. Il incombera à l’association, lors de ce moment privilégié, de présenter plus en détail son organisation, son fonctionnement, ses missions, ses valeurs, ses activités, ses projets en cours et ses équipes en place. Il ne semble d’ailleurs pas superflu de remettre aux bénévoles un livret d’accueil résumant ces divers points. Une charte décrivant les engagements réciproques de l’association et des bénévoles est aussi un moyen pertinent de matérialiser leur entrée au sein de l’association.

Pour faciliter l’intégration des « nouveaux », l’association peut aussi mettre en place un tutorat avec un bénévole plus ancien et favoriser le travail en équipes de taille réduite. Leur remettre symboliquement un badge ou un tee-shirt au nom de l’association permet également de créer un sentiment d’appartenance.

Enfin, pour s’assurer que leurs premiers pas de bénévoles se font dans de bonnes conditions, l’association peut prévoir un ou plusieurs entretiens individuels au cours des premiers mois afin de recueillir leur ressenti, leurs attentes et leurs éventuelles déceptions.

Entretenir la motivation des bénévoles est indispensable. Cela passe par la mise en place de travail en équipe, par la communication et l’écoute, par une implication dans les grandes décisions à prendre, par la proposition de nouvelles missions… Recueillir les avis et critiques des bénévoles après de grands événements associatifs leur permet aussi de se sentir impliqués.

Éviter les petites contrariétés peut paraître anodin. Pourtant, vécues au quotidien, elles peuvent être source de frustrations et il ne faut pas oublier que les bénévoles sont présents de leur plein gré dans l’association. Il convient donc de s’assurer de leur fournir un matériel ou des outils aussi performants que ceux qu’utilisent les salariés, d’installer des locaux de travail agréables, de ne pas leur faire perdre de temps dans des réunions inutiles…

Autre point important : remercier les bénévoles est trop souvent négligé par les associations qui surestiment leur abnégation et sous-estiment leur besoin de reconnaissance. Pourtant, prendre soin de ses bénévoles en organisant, par exemple, un moment festif sera toujours apprécié.

Toutes ces actions permettent de fidéliser les bénévoles et de renforcer leur engagement. Et il ne faut pas oublier, encore une fois, qu’ils sont les mieux placés pour recruter de nouveaux bénévoles.

Enfin, il est très important pour l’association de se renseigner sur les motivations qui poussent un bénévole à partir.

Toute la bonne volonté des bénévoles ne comblera pas leur manque de compétences et de connaissances. Négliger leur demande de formation, c’est prendre le risque de décourager des bénévoles motivés pour participer à l’activité de l’association. Former des bénévoles, c’est, au contraire, œuvrer pour les intégrer durablement dans l’association. En outre, cela permettra d’accroître le niveau d’efficacité et de compétence de l’organisation alors que de plus en plus de normes (comptables, techniques, juridiques…) s’imposent à elle.

Pour faciliter ces formations, les associations peuvent solliciter divers financements. Le fonds pour le développement de la vie associative, par exemple, octroie des subventions aux associations qui souhaitent former leurs bénévoles élus ou responsables d’activités. Les associations doivent déposer un dossier de demande de subvention en début d’année, sachant que sont, généralement, financées les « formations collectives bénéficiant à l’association et à son développement » (formations tournées vers le projet associatif ou en lien avec l’activité ou le fonctionnement de l’association).