Lorsqu’une entreprise tient sa comptabilité de façon informatisée, elle doit présenter ses documents comptables à l’administration fiscale en lui remettant une copie des fichiers des écritures comptables (FEC), sous forme dématérialisée, dès le début des opérations de vérification sur place.

À noter : sont concernées par cette obligation les entreprises relevant de l’impôt sur le revenu (BIC, BNC, BA) selon un régime réel et celles soumises à l’impôt sur les sociétés.

Le plus souvent, la réalisation de la vérification fiscale d’une comptabilité informatisée nécessite la mise en œuvre de traitements informatiques. Dans ce cas, l’entreprise peut choisir entre 3 options. Ces traitements peuvent ainsi être effectués :- soit par le vérificateur sur le matériel de l’entreprise ;- soit par l’entreprise elle-même sur son propre matériel ;- soit par le vérificateur, hors des locaux, au moyen de copies fournies par l’entreprise sur support informatique.

Les pouvoirs de l’administration ont été renforcés pour les avis de vérification adressés aux entreprises depuis le 1er janvier 2017. Ainsi, lorsque l’entreprise choisit d’effectuer elle-même les traitements informatiques, elle doit remettre, à la demande de l’administration, les copies des documents, données et traitements soumis à contrôle, dans les 15 jours de cette demande. De même, si l’entreprise opte pour la réalisation des traitements hors de ses locaux, elle doit mettre à disposition de l’administration ces copies dans les 15 jours suivant la formalisation de son choix. Dans ces deux cas, le délai de 15 jours est un délai franc. Pour son calcul, il convient de ne retenir ni le jour de remise de la demande des copies ou de la formalisation du choix, ni le jour de mise à disposition des copies.

Précision : la remise des copies permet à l’administration de procéder aux traitements informatiques nécessaires à la vérification. Elle doit alors communiquer à l’entreprise les résultats des traitements donnant lieu à des rehaussements au plus tard lors de l’envoi de la proposition de rectification.

À ce titre, l’administration a précisé les modalités de remise des copies. En pratique, cette remise doit être effectuée sur des disques optiques de type CD ou DVD non réinscriptibles, clôturés de telle sorte qu’ils ne puissent plus recevoir de données. Elle indique toutefois qu’en accord avec le vérificateur, la remise peut être réalisée sur d’autres supports tels qu’une clé USB. Cette remise est, en outre, obligatoirement accompagnée d’une description des enregistrements relative aux informations de gestion (nom de zones, libellé, etc.) et techniques (type, structure, position, longueur des zones, code ou caractères utilisés à titre de séparateur de zones et d’enregistrements, jeu de caractères utilisé pour représenter l’information).

À noter : autre changement, l’administration est désormais tenue de détruire les copies des fichiers transmises avant la mise en recouvrement des impositions supplémentaires, ou après l’envoi de l’avis d’absence de rectification, plutôt que devoir les restituer.

Une amende égale à 5 000 € ou à 10 % des droits mis à la charge de l’entreprise en cas de rectification, si ce montant excède 5 000 €, s’applique en cas de défaut de présentation de la comptabilité sous forme dématérialisée ou de remise de fichiers non conformes.

Une amende qui est également encourue, pour les avis de vérification envoyés depuis le 1er janvier 2017, en cas de défaut de remise des copies des fichiers nécessaires aux traitements informatiques dans les délais et le format requis. L’administration ayant précisé que cette amende ne s’applique qu’une seule fois par exercice, même en cas de traitements multiples en cours de contrôle.

À noter : les copies de fichiers remises au vérificateur doivent être conformes aux normes des articles A. 47 A-2 du Livre des procédures fiscales.

Et attention, l’entreprise qui refuse de transmettre sa comptabilité sous forme dématérialisée ou qui empêche la mise en œuvre des traitements informatiques risque l’évaluation d’office de ses bases d’imposition pour opposition à contrôle fiscal. Les droits rappelés sont alors assortis de l’intérêt de retard et d’une majoration de 100 %.

Lorsque l’administration envisage la réalisation de traitements informatiques, elle doit remettre à l’entreprise un courrier décrivant la nature des investigations souhaitées afin que cette dernière puisse faire son choix entre les 3 options de traitement.

À ce titre, le Conseil d’État a récemment confirmé, dans un arrêt en date du 18 janvier 2017, que ce courrier doit contenir des informations suffisamment précises. Tel n’était pas le cas, dans cette affaire, d’un courrier qui se bornait à indiquer que les traitements visaient « au contrôle des recettes et de leur intégration en comptabilité » et que les « données utiles aux traitements » étaient les « données de caisse : bandes de contrôle dématérialisées ou fichiers de bases de données correspondants » ainsi que la « comptabilité générale et gestion commerciale ». En effet, selon les juges, cette information, trop générale et insuffisante, ne permettait pas à l’entreprise de choisir entre les 3 options de traitement.