Seules les entreprises employant au moins 50 salariés sont tenues de mettre en place cette base de données unique, qu’elles soient dotées ou non d’un comité d’entreprise.

Les entreprises qui comprennent plusieurs établissements n’ont pas l’obligation de mettre en place une base de données distincte par établissement. Les groupes d’entreprises ne sont pas non plus tenus de créer une base de données unique spécifique. Mais s’ils en créent une, cette base s’ajoute alors aux bases de données propres à chacune des entreprises constituant le groupe.

En pratique : la constitution d’une base de données au niveau d’un groupe d’entreprises peut être négociée par un accord collectif de groupe.

En revanche, lorsque plusieurs entreprises sont liées au sein d’une unité économique et sociale (UES) employant au moins 50 salariés, l’administration du Travail considère qu’une base de données propre à l’UES doit être créée.

Le Code du travail prévoit que la base de données unique est accessible :- aux membres du comité d’entreprise ou, à défaut, aux délégués du personnel ;- aux membres du comité central d’entreprise ;- aux membres du comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) ;- aux délégués syndicaux.

À noter : sont concernés aussi bien les membres titulaires que leurs suppléants.

La base de données unique doit être accessible en permanence par les représentants du personnel et être mise à jour régulièrement.

Précision : la circulaire d’application du 18 mars 2014 indique que le qualificatif de « permanent » ne signifie toutefois pas que les représentants du personnel puissent exiger de pouvoir consulter la base 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

Par ailleurs, les représentants du personnel doivent être informés de la nature des mises à jour effectuées par l’employeur.

La base de données peut être mise en place au format papier ou au format électronique. Néanmoins, pour faciliter la mise à jour des chiffres et informations contenues dans cette base, les employeurs ont tout intérêt à choisir un format électronique. Dans ce cas, l’accès à ces données pourra être réalisé par le biais d’un code personnalisé et confidentiel attribué aux personnes habilitées à consulter la base.

Les représentants du personnel sont tenus à une obligation de discrétion à l’égard des informations contenues dans la base de données unique et revêtant, selon l’employeur, un caractère sensible (informations stratégiques, par exemple).

Attention : un employeur ne peut cependant qualifier l’ensemble de la base comme étant confidentiel. Il lui faut donc indiquer quelles informations sont de nature sensible et préciser la durée de confidentialité de ces informations.

Le Code du travail détermine les informations qui sont transmises de manière récurrente au comité d’entreprise. Ce sont ces informations qui doivent dorénavant figurer dans la base de données unique (informations liées à la consultation sur les orientations de la formation professionnelle et sur le bilan social…).

En revanche, les informations transmises de manière ponctuelle (par exemple celles contenues dans un plan de sauvegarde de l’emploi) n’ont pas à être intégrées dans cette base.

Important : les partenaires sociaux peuvent décider, par accord collectif, d’enrichir le contenu de la base de données unique par des informations non exigées par le Code du travail. Ils ne peuvent, en revanche, décider d’en retirer, dès lors qu’elles sont exigées par le Code du travail.

Ces informations sont classées dans les huit rubriques suivantes :- investissements ;- fonds propres, endettement et impôts ;- éléments relatifs à la rémunération des salariés et des dirigeants ;- activités sociales et culturelles ;- rémunération des financeurs ;- flux financiers à destination de l’entreprise ;- sous-traitance ;- et, pour les entreprises appartenant à un groupe, transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe.

Les informations centralisées dans la base sont celles qui portent sur l’année en cours, ainsi que sur les 2 années précédentes. Elles sont complétées par des informations prévisionnelles pour les 3 années qui suivent.

La loi prévoit une montée en charge progressive de la base de données unique. Ainsi, seules les informations nécessaires à la consultation du comité d’entreprise sur les orientations stratégiques doivent être intégrées au 14 juin 2014 pour les entreprises d’au moins 300 salariés et au 14 juin 2015 pour les autres. Les autres informations périodiques pourront être intégrées ultérieurement dans la base, mais, dans tous les cas, au plus tard au 31 décembre 2016.

À savoir : pour la mise en place au 14 juin 2014, les entreprises employant au moins 300 salariés ne sont pas tenues d’intégrer les données relatives aux deux années précédentes (soit les années 2012 et 2013). De la même manière, les entreprises de moins de 300 salariés ne seront pas tenues d’intégrer, dès le 14 juin 2015, les données relatives aux années 2013 et 2014.