Chaque mois, les employeurs déclarent à l’administration les rémunérations qu’ils versent à leurs salariés et calculent le montant des cotisations sociales dont ils sont redevables. De même, il appartient aux travailleurs indépendants de faire connaître leurs revenus professionnels servant de base au calcul de leurs cotisations sociales personnelles. En conséquence, l’Urssaf est amenée à réaliser des contrôles a posteriori pour s’assurer de la justesse de ces déclarations et du montant des cotisations réglées. Explications.
Lors de ses contrôles, l’Urssaf s’assure de la bonne application de la législation sociale et de l’exactitude du montant des cotisations et contributions versées par le cotisant (employeur ou travailleur indépendant). Elle est habilitée à contrôler la conformité des déclarations et des paiements des cotisations de Sécurité sociale (maladie, retraite de base, allocations familiales…) ainsi que, notamment, des cotisations d’assurance chômage.
La période vérifiée comprend les 3 années civiles précédant le contrôle et l’année en cours. Cette période pouvant être portée aux 5 années civiles précédentes et à l’année en cours en cas de suspicion de travail dissimulé. Sachant, par ailleurs, que des vérifications peuvent porter sur des éléments antérieurs lorsque leur analyse permet de calculer les charges dues sur la période contrôlée.
À savoir : en principe, l’Urssaf ne peut pas vérifier à nouveau, pour une même période, des points de législation examinés lors d’un précédent contrôle.
La procédure de contrôle sur place consiste pour un inspecteur du recouvrement à vérifier que le cotisant respecte la législation sociale en s’installant dans les locaux de l’entreprise. À moins qu’elle ne suspecte une situation de travail dissimulé, l’Urssaf doit obligatoirement adresser un avis de contrôle au cotisant au moins 15 jours avant la date de la première visite de l’inspecteur.
Un avis qui, sous peine d’entraîner la nullité du contrôle, doit obligatoirement mentionner :- la date et l’heure du contrôle ;- l’existence d’une Charte du cotisant contrôlé, l’adresse Internet où elle est consultable et la possibilité pour le cotisant de demander à ce que ce document lui soit remis ;- la possibilité de se faire assister du conseil de son choix pendant les vérifications.
En pratique, l’avis de contrôle précise aussi l’identité de l’inspecteur du recouvrement et la liste des documents à mettre à sa disposition comme les bulletins de salaire et les contrats de travail.
Précision : la Charte du cotisant contrôlé, qui présente les droits et garanties accordés au cotisant tout au long de la procédure, deviendra opposable à l’Urssaf à partir du 1er janvier 2017.
Une fois dans l’entreprise, l’inspecteur est autorisé à consulter tous les documents sociaux, fiscaux et comptables nécessaires au contrôle tels que le registre du personnel, les avis d’imposition ou bien encore les comptes de résultats. Il peut également interroger les salariés pour connaître, entre autres, leur identité, leur adresse, la nature des activités qu’ils exercent ainsi que le montant de leur rémunération.
Une procédure de contrôle sur pièces peut être mise en œuvre à l’égard des entreprises qui occupent 9 salariés au plus. Il s’agit d’un contrôle se déroulant, cette fois, dans les locaux de l’Urssaf et non pas dans ceux de l’entreprise.
Important : à compter du 1er janvier 2017, cette procédure pourra concerner les employeurs comptant moins de 11 salariés.
Le contrôle sur pièces étant une procédure de contrôle Urssaf à part entière, il ouvre droit aux mêmes garanties que celles qui ont cours pour le contrôle sur place. Ainsi, le cotisant doit recevoir un avis de contrôle qui précise notamment les documents sociaux, fiscaux ou comptables à communiquer à l’organisme de contrôle ainsi que la date limite de transmission de ces documents. Attention, car si le cotisant omet d’adresser les éléments demandés ou si l’examen des pièces impose d’autres investigations, ce contrôle sur pièces peut être suivi d’une procédure de contrôle sur place, généralement plus lourde.
Les contrôles de l’Urssaf menés auprès d’un employeur rémunérant moins de 10 salariés ou d’un travailleur indépendant ne peuvent s’étendre sur plus de 3 mois, période comprise entre le début effectif du contrôle et la lettre d’observations.
À noter : le contrôle débute à la date de la première visite de l’inspecteur en cas de contrôle sur place, ou à la date de commencement des vérifications figurant sur l’avis en cas de contrôle sur pièces.
Cette durée peut néanmoins être prorogée une fois, de 3 mois, à la demande expresse du cotisant ou de l’Urssaf, lorsque des circonstances exceptionnelles nécessitent un délai plus long (fermeture de l’entreprise pour une durée prolongée, par exemple). Quoi qu’il en soit, la durée totale du contrôle ne peut excéder 6 mois.
Étant précisé que cette durée maximale ne s’applique pas dès lors que le contrôle en cours fait état d’une situation de travail dissimulé, d’un obstacle à contrôle, d’un abus de droit, d’une comptabilité insuffisante ou de documents inexploitables.
Le cotisant qui s’oppose ou qui fait obstacle au bon déroulement du contrôle de l’Urssaf peut être condamné à 6 mois d’emprisonnement et à une amende de 7 500 € (37 500 € pour une société). Tel est le cas notamment lorsqu’il refuse de présenter les documents sollicités, qu’il s’oppose à l’entrée de l’inspecteur dans l’entreprise ou qu’il fournit volontairement des renseignements inexacts.
Toutefois, le projet de loi de financement de la Sécurité sociale pour 2017 (PLFSS) prévoit de remplacer ces sanctions pénales par une pénalité financière prononcée par le directeur de l’Urssaf. Ce dernier fixerait cette pénalité compte tenu des circonstances et de la gravité du manquement observé. Son montant ne pourrait cependant pas excéder 7 500 € pour un travailleur indépendant et 7 500 € par salarié (dans la limite de 750 000 € par entreprise) pour un employeur. Sachant que ces plafonds seraient multipliés par deux en cas de récidive dans les 5 ans suivant le premier manquement.
Précision : l’entrée en vigueur de cette mesure nécessiterait, outre l’adoption du PLFSS pour 2017, la parution d’un décret fixant, en particulier, les voies de recours contre les pénalités financières prononcées par le directeur de l’Urssaf.
Quand le contrôle est terminé, l’agent de l’Urssaf adresse au dirigeant un document, daté et signé, intitulé « lettre d’observations ». Un document qui doit indiquer notamment l’objet du contrôle, les documents consultés, la période vérifiée, la date de fin du contrôle, le délai de 30 jours qui est accordé au cotisant pour répondre aux observations de l’Urssaf, ainsi que la possibilité de se faire assister par un conseil pour rédiger une réponse.
Cette lettre peut faire état :- d’une absence totale d’observations en cas de bonne application de la législation ;- d’observations sans régularisation auxquelles le cotisant doit se conformer à l’avenir ;- d’un redressement de cotisations, c’est-à-dire de sommes à payer par le cotisant, une mise en demeure l’invitant à régulariser sa situation lui étant alors adressée ultérieurement ;- d’un trop versé de l’entreprise, l’Urssaf imputant ce crédit sur la prochaine échéance des cotisations dues ou procédant à son remboursement dans un délai de 4 mois maximum.
Notons enfin que l’absence d’observations vaut, en principe, accord tacite des pratiques ayant donné lieu à vérification.
Le cotisant n’a aucune obligation de répondre aux observations de l’inspecteur. En effet, cela ne le privera pas de la possibilité de contester, par la suite, la position de l’Urssaf. Il a néanmoins tout intérêt à le faire car s’il apporte de nouveaux éléments portant sur un ou plusieurs aspects du redressement, l’Urssaf peut éventuellement infléchir sa position et revoir à la baisse le montant du redressement.
Important : en cas de redressement, la mise en recouvrement des sommes dues ne peut être mise en œuvre avant l’expiration du délai de 30 jours dont dispose le cotisant pour répondre à la lettre d’observations ou tant que l’Urssaf n’a pas répondu aux observations faites par le cotisant pendant ce délai.
Le cotisant qui reçoit une mise en demeure de l’Urssaf suite à un redressement peut contester le bien-fondé des sommes qui lui sont réclamées. Pour ce faire, il doit d’abord saisir, dans le mois qui suit la réception de cette mise en demeure, la commission de recours amiable (CRA) puis, dans un second temps, éventuellement, le tribunal des affaires de Sécurité sociale. La saisine de la CRA est gratuite et sans obligation de présence ou de représentation lors de l’examen du dossier. La demande doit, en revanche, être rédigée avec le plus grand soin car seuls les points qui auront été contestés devant la CRA pourront ensuite être examinés par les tribunaux.
À savoir : pour les mises en demeure qui seront notifiées à partir du 1er janvier 2017, les cotisants disposeront d’un délai de 2 mois pour contester leur bien-fondé devant la CRA.
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