Aujourd’hui, le contexte économique évolue à vitesse grand V. Le ciel peut s’obscurcir d’un instant à l’autre. Et même les experts les plus reconnus éprouvent les pires difficultés à anticiper nos lendemains économiques. C’est pourquoi vous vous trouvez dans l’obligation de piloter votre entreprise au plus près. Pour cela, vous devez disposer en permanence d’indicateurs (prévisionnel, tableau de bord) révélateurs de l’évolution de votre activité, qui vous permettront de piloter au jour le jour votre activité et de changer de cap rapidement si cela se révèle nécessaire.
Le premier intérêt du prévisionnel est de vous permettre de simuler votre activité du point de vue comptable et financier pour l’exercice à venir, en fonction des prévisions de conjoncture du moment et des objectifs que vous vous fixez en termes de chiffre d’affaires, de marge et de charges notamment. Ainsi, vous pourrez ensuite comparer en permanence vos réalisations avec les prévisions, pendant l’année, à l’aide d’un tableau de bord mensuel et, en fin d’exercice, lorsque vous disposerez de vos comptes définitifs.
Établir un prévisionnel permet également de chiffrer plusieurs hypothèses de travail. Vous pourrez alors, en toute connaissance de cause, prendre les décisions d’investissement et de développement de votre affaire qui s’imposent, au regard des objectifs à atteindre et des moyens que nécessite leur réalisation.
On peut découper la démarche qui permet d’élaborer les comptes prévisionnels en six étapes principales :
1 – La définition des orientations pour l’année : objectif de croissance annuelle, lancement d’une gamme de produits nouveaux, etc.
2 – La définition des moyens nécessaires pour atteindre l’objectif et assurer leur financement : investissements, embauches, souscription d’emprunts, augmentations de capital, etc.
3 – L’évaluation du chiffre d’affaires prévisible en fonction des orientations que vous avez définies et de vos objectifs.Dans ce cadre, méfiez-vous, cette évaluation du chiffre d’affaires doit être réaliste et en cohérence avec la capacité de votre entreprise. Pour cela, elle doit s’appuyer :
– sur ses performances passées ;- sur ses capacités de production actuelles et futures ;- sur les données de votre secteur d’activité ;- sur les chiffres de vos principaux concurrents ;- sur les prévisions économiques 2017…
4 – L’estimation de vos charges prévisionnelles par le listage de l’ensemble des charges de l’entreprise, en les analysant une à une et en portant une attention toute particulière aux plus sensibles.
5 – L’établissement d’un compte de résultat prévisionnel découlant des éléments obtenus lors des étapes précédentes (chiffre d’affaires et charges notamment).
Ce compte de résultat prévisionnel peut être présenté sous la forme comptable classique ou sous la forme d’un tableau de soldes intermédiaires de gestion, offrant ainsi une meilleure analyse des chiffres obtenus. Un tableau qui pourra comporter à la fois les données prévisionnelles et celles du dernier exercice clos, et qui fera ressortir leur évolution programmée en pourcentage.Une fois cet état dressé, vous devez analyser de façon critique les chiffres obtenus. Une analyse qui, bien souvent, remettra en cause les données des étapes précédentes.
6 – Le chiffrage de votre trésorerie prévisionnelle, afin d’anticiper vos besoins, pour les négocier par avance avec vos partenaires financiers si cela se révèle nécessaire. En effet, vous avez tout intérêt à compléter votre approche prévisionnelle comptable par une approche en termes de trésorerie. Autrement dit, vous devez en pratique présenter sous la forme d’un tableau à 12 colonnes le détail des entrées et des sorties mensuelles de trésorerie au cours de l’exercice 2017 afin de faire apparaître l’évolution de la trésorerie cumulée chaque fin de mois.
L’analyse prévisionnelle ne doit pas, en effet, se limiter à un examen de la rentabilité comptable, mais doit être impérativement complétée par une étude de la situation financière prévisionnelle, surtout en cette période de crise économique et de raréfaction du financement bancaire. Ce document permettra d’anticiper les problèmes de besoins de financement et de négocier par avance des facilités de trésorerie avec vos partenaires financiers.
Attention : les comptes annuels, s’ils sont indispensables, au moins au regard de vos obligations de déclaration (déclarations fiscales notamment) et d’information de vos partenaires, ne sont pas suffisants. Ils vous procurent la photographie à un instant donné de votre actif professionnel et de votre performance sur les 12 mois passés. Mais lorsqu’ils mettent en lumière une difficulté, il peut être trop tard.
Le tableau de bord vous permet de piloter au jour le jour votre activité et de connaître, dans les meilleurs délais, tous les éléments nécessaires à une prise de décision efficace, voire à un changement de cap. Il repose sur une procédure de remontée systématique et périodique de l’information, qui vous permet de mieux connaître les résultats et l’évolution de votre activité.
La mise en place d’un tableau de bord nécessite de repérer au préalable les indicateurs les plus pertinents de l’évolution de votre activité et les clignotants qui traduisent le mieux les évolutions anormales.
Les indicateurs à retenir sont ceux qui, à la fois, offrent une information essentielle et sur lesquels il est possible de mener une action correctrice efficace (nombre de demandes de devis, montant des carnets de commandes, taux de transformation des rendez-vous commerciaux, par exemple).
En pratique, les éléments qu’il convient de contrôler diffèrent selon la nature de votre activité, ou selon la fonction exercée par le destinataire du document.
Votre tableau de bord peut être synthétisé ou se résumer à un suivi d’activité vous permettant d’obtenir chaque fin de mois une approche suffisamment fine du résultat mensuel.
On distingue traditionnellement dans ce document de synthèse trois grands types de données :- le chiffre d’affaires, qui est reporté mois après mois en fonction des réalisations du mois ;- les charges sensibles, celles qui peuvent varier avec l’activité, qui seront auscultées de très près ;- les charges fixes, qui pourront être suivies par « abonnement », c’est-à-dire par fractions mensuelles de la charge annuelle (par exemple, la contribution économique territoriale).
À noter : n’oubliez pas que même si vous disposez d’un tableau de bord, votre expert-comptable peut, en cours d’exercice, arrêter une situation intermédiaire afin de vous permettre de connaître la performance exacte réalisée jusque-là par votre entreprise. Par exemple à la mi-exercice, soit à la fin juin pour un exercice coïncidant avec l’année civile.
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