Un règlement intérieur doit être établi dès lors que l’effectif a atteint ou dépassé 20 salariés pendant 6 mois consécutifs. En revanche, lorsqu’une entreprise occupant au moins 20 salariés se crée, elle doit établir un règlement intérieur dans les 3 mois de son ouverture.

La loi donne une liste très large des entreprises ou organismes devant mettre en place un règlement intérieur. Sont en effet concernés :

– les entreprises ou établissements industriels, commerciaux et agricoles ;

– les offices publics et ministériels ;

– les professions libérales ;

– les sociétés civiles ;

– les syndicats professionnels ;

– les sociétés mutualistes ;

– les organismes de Sécurité sociale, à l’exception de ceux qui ont le caractère d’établissement public administratif ;

– les associations et les organismes de droit privé, quels que soient leur forme et leur objet.

L’élaboration du règlement intérieur se déroule en plusieurs étapes :

– l’employeur rédige un projet de règlement intérieur ;

– il le soumet ensuite pour avis aux représentants du personnel s’il en existe dans l’entreprise (comité d’entreprise ou, à défaut, délégués du personnel, ainsi que, pour les matières relevant de sa compétence, CHSCT) ;

Remarque : les représentants du personnel doivent disposer d’un temps suffisant pour étudier ce projet et faire part de leurs observations par écrit.

– l’employeur peut alors librement décider d’amender ou non son projet pour tenir compte des éventuelles observations des représentants du personnel ;

Attention : en l’absence de consultation des institutions représentatives du personnel, le règlement intérieur ne s’applique pas aux salariés. Quant à l’employeur, il est passible d’une amende de 4e classe (750 € pour les personnes physiques et 3 750 € pour les personnes morales), ainsi que des sanctions pour délit d’entrave.

– l’employeur transmet deux exemplaires du règlement intérieur – accompagnés, le cas échéant, de l’avis des représentants du personnel – à l’inspecteur du travail, qui peut en vérifier le contenu et exiger la modification ou la suppression de dispositions qu’il estime illicites. Par ailleurs, un exemplaire est déposé au secrétariat-greffe du conseil de prud’hommes ;

– l’employeur procède, enfin, à l’affichage du règlement intérieur, à un endroit de l’entreprise accessible à l’ensemble des salariés. Le règlement intérieur doit à ce moment indiquer la date à laquelle il entre en vigueur, cette date devant être postérieure d’un mois à la date d’accomplissement des formalités de dépôt et de publicité.

À noter : à défaut d’envoi à l’inspecteur du travail ou d’affichage sur le lieu de travail, le règlement intérieur est inopposable aux salariés et l’employeur est passible d’une amende de 4e classe.

Le règlement intérieur doit être écrit et rédigé en français (quitte à fournir une traduction à certains salariés de langue étrangère) et comporter plusieurs types de dispositions.

Les mesures relatives à la sécurité

L’employeur doit prévoir les consignes générales que les salariés doivent respecter pour assurer leur propre sécurité et celle des autres personnes qui pourraient subir les conséquences de leurs actions. En fonction des risques encourus, le règlement intérieur peut prévoir les conditions d’utilisation des équipements de travail, des équipements de protection individuelle, des substances et préparations dangereuses, ces instructions devant être adaptées à la nature de la tâche à accomplir.

Exemples : peuvent figurer dans un règlement intérieur l’obligation de porter une tenue de chantier comprenant des vêtements de travail, des gants de manutention et un casque, ou l’obligation de porter un badge destiné à autoriser ou interdire l’accès de certaines catégories de personnels à des endroits particulièrement dangereux (installations nucléaires ou chimiques notamment).

Le règlement intérieur doit également fixer les mesures d’application de la réglementation en matière de sécurité. Plusieurs textes réglementaires prévoient en effet l’établissement de consignes particulières pour l’exécution de travaux dangereux (intervention sur une installation électrique par exemple) ou pour la conduite de certains véhicules (conduite de chariots à conducteur porté notamment). L’employeur n’est a priori pas obligé de reprendre la lettre même de ces textes, mais il doit impérativement y faire référence lorsqu’ils sont applicables à l’entreprise, et rappeler aux salariés qu’ils doivent les respecter.

Par ailleurs, en fonction des risques propres à l’entreprise, l’employeur doit énoncer les consignes de sécurité relatives notamment à la circulation, aux transports et manutentions, à l’utilisation des véhicules, à l’emploi de divers matériels, équipements ou machines (obligation de porter des lunettes de protection pour effectuer des travaux de soudure, un masque de protection contre la poussière pour une opération de rénovation d’une pièce, ou encore un casque sur un chantier par exemple).

À noter : le Comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT), lorsqu’il en existe dans l’entreprise, évalue les risques propres à l’entreprise. L’employeur doit alors établir ses consignes de sécurité en se basant notamment sur cette analyse.

Enfin, le règlement intérieur doit prévoir aussi les conditions dans lesquelles les salariés peuvent être appelés à participer, à la demande de l’employeur, au rétablissement des conditions de travail protectrices de la sécurité et de la santé des salariés, dès lors qu’elles apparaissent compromises.

Les mesures relatives à l’hygiène

Plusieurs dispositions du Code du travail obligent au respect d’un certain nombre de règles d’hygiène dans l’entreprise (conditions d’accès à un restaurant d’entreprise, interdiction de prendre ses repas dans les locaux affectés au travail, conditions d’utilisation des douches, etc.). Le règlement intérieur doit fixer les mesures d’application de ces textes, en les adaptant, au besoin, à l’activité de l’entreprise.

En application de certains textes relatifs à la médecine du travail, qui relèvent, au sens large, de l’hygiène et de la sécurité, l’employeur peut rappeler dans le règlement intérieur l’obligation pour les salariés de se présenter aux visites médicales et examens complémentaires prévus par la réglementation en vigueur.

Les mesures générales et permanentes relatives à la discipline

L’employeur fixe, dans le règlement intérieur, les règles générales et permanentes relatives à la discipline dans l’entreprise. En pratique, ces règles établissent des obligations, interdictions ou limitations de faire à la charge des salariés qui sont formulées de manière impersonnelle et dont le non-respect peut aboutir à une sanction.

Exemples : peuvent être incluses dans un règlement intérieur l’obligation de respecter certains horaires de travail, celle de ne pas emporter à son domicile du matériel appartenant à l’entreprise, ou encore celle de respecter le secret professionnel.

Le règlement intérieur doit ensuite préciser les sanctions encourues par les salariés, ainsi que l’échelle de gravité de ces sanctions (avertissement écrit, mise à pied, rétrogradation, licenciement…). Attention toutefois, certaines sanctions sont prohibées, comme les sanctions pécuniaires ou les sanctions discriminatoires. Attention également, l’employeur ne peut infliger à un salarié une sanction qui n’a pas été prévue dans le règlement intérieur.

Important : si le règlement intérieur prévoit la possibilité d’une mise à pied, il doit alors obligatoirement en fixer la durée maximale.

Le règlement intérieur doit, en outre, impérativement reprendre les dispositions légales, ou conventionnelles si elles sont plus favorables au salarié, relatives aux modalités de mise en œuvre de la procédure disciplinaire.

Précisions : la loi prévoit deux procédures disciplinaires :- une procédure simplifiée en cas d’avertissement ou de sanction de même nature n’ayant pas d’incidence sur la situation du salarié dans l’entreprise. L’employeur notifie dans ce cadre la sanction par écrit au salarié en mentionnant les faits qui lui sont reprochés ;- une procédure renforcée pour toute sanction ayant une incidence, immédiate ou non, sur la présence du salarié dans l’entreprise (mise à pied par exemple). Cette procédure se déroule en trois temps : envoi d’une convocation à un entretien préalable, entretien avec l’employeur et notification motivée de la sanction.

Les mesures relatives au harcèlement sexuel ou moral

Le Code du travail prévoit déjà l’obligation pour l’employeur d’intégrer dans le règlement intérieur les dispositions relatives au harcèlement moral et sexuel.

En pratique : ces dispositions ont pour objet de protéger les victimes et témoins de harcèlement sexuel ou moral contre d’éventuelles sanctions, et de préciser que les auteurs de tels agissements sont passibles de sanctions disciplinaires.

Les mentions interdites dans le règlement intérieur

Le règlement intérieur ne doit pas contenir de dispositions qui seraient contraires aux lois, règlements, conventions et accords collectifs applicables à l’entreprise.

Exemples : seraient illicites la clause prévoyant l’ouverture du courrier adressé au salarié, celle restreignant le droit pour un salarié de se retirer d’une situation dangereuse, ou encore une clause discriminatoire (c’est-à-dire fonction du sexe, des mœurs, de l’orientation sexuelle, de l’âge, de la situation de famille, de l’origine du salarié notamment).

Le règlement intérieur ne peut contenir une disposition qui apporterait aux droits des personnes et aux libertés individuelles et collectives des restrictions qui ne seraient pas justifiées par la nature de la tâche à accomplir, ni proportionnées au but recherché.

Enfin, d’une manière générale, le règlement intérieur ne peut contenir de disposition étrangère à l’hygiène, la sécurité ou la discipline.

Exemples : la clause restreignant l’usage du téléphone aux seuls cas d’urgence, celle exonérant l’employeur de toute responsabilité en cas de vol, ou celle énumérant les conventions collectives applicables à chaque catégorie de personnel de l’établissement sont exclues du règlement intérieur.

Le règlement intérieur s’applique, bien entendu, aux salariés de l’entreprise, c’est-à-dire aux salariés liés à l’employeur par un contrat de travail.

Mais qu’en est-il des salariés intérimaires ou des salariés appartenant à des entreprises extérieures ? Ils sont a priori tenus de respecter les règles d’hygiène et de sécurité, tout comme les règles relatives à la discipline. En revanche, ils ne peuvent pas faire l’objet d’une sanction disciplinaire de la part de l’entreprise « utilisatrice ».

Attention : le règlement intérieur oblige également l’employeur lui-même, puisqu’il se trouve lié par les règles qu’il a élaborées. Par exemple, si le règlement intérieur a prévu que la durée maximale d’une mise à pied est de 3 jours, l’employeur ne peut aller au-delà.

Si des modifications sont apportées au règlement intérieur suite à un contrôle de l’inspecteur du travail, ou parce que des aménagements sont devenus nécessaires (nouvelle activité de l’entreprise, changement législatif ou réglementaire, etc.), la procédure à suivre est identique à celle prévue pour l’élaboration même du règlement intérieur.

Attention : pas question de contourner la procédure de modification du règlement intérieur en lui substituant la pratique des notes de service. En effet, dès lors qu’une note de service contient une prescription générale et permanente dans les matières relevant du règlement intérieur, elle doit suivre la procédure prévue pour la modification du règlement intérieur.

La contestation du contenu du règlement intérieur peut prendre trois formes :

– l’inspecteur du travail peut demander à l’employeur de retirer ou de modifier une disposition du règlement intérieur qu’il estime illicite ;

Remarque : pour s’opposer à la décision de l’inspecteur du travail, l’employeur dispose de plusieurs moyens. Il peut d’abord former un recours hiérarchique devant le directeur régional des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi. Si ce dernier confirme la décision de l’inspecteur du travail, l’employeur peut former un second recours hiérarchique auprès, cette fois, du ministre du Travail. L’employeur peut aussi décider de contester la décision de l’inspecteur du travail devant les tribunaux administratifs, qu’il ait ou non choisi de former un recours hiérarchique préalable.

– le conseil de prud’hommes peut écarter l’application d’un article du règlement intérieur qu’il estime illicite, à l’occasion de la contestation en justice par un salarié d’une sanction disciplinaire prise en vertu du règlement intérieur ;

Attention : une copie du jugement est envoyée à l’inspecteur du travail qui se penchera certainement sur la disposition écartée par le conseil de prud’hommes pour demander, éventuellement, son retrait.

– enfin, le tribunal de grande instance peut être saisi par un salarié, un syndicat dans l’entreprise, le comité d’entreprise ou le CHSCT dans les matières qui l’intéressent, afin d’obtenir l’annulation d’une disposition illicite du règlement intérieur, mais seulement lorsque l’inspecteur du travail ne s’est pas déjà prononcé sur sa validité.