Le barème kilométrique est en principe destiné aux salariés et dirigeants de sociétés assimilés salariés qui utilisent leur véhicule personnel pour se rendre au travail ou pour des trajets professionnels lorsque, au titre de leur déclaration de revenus, ils optent pour la déduction de leurs frais réels, plutôt que de bénéficier du forfait de 10 % appliqué automatiquement par l’administration fiscale.

Sont visés les véhicules dont le contribuable ou l’un des membres de son foyer fiscal est personnellement propriétaire. Le barème peut également être utilisé pour un véhicule détenu en copropriété, par exemple lorsque le contribuable ou son partenaire l’a acquis après la conclusion du Pacs. Le contribuable qui loue son véhicule peut également l’utiliser. Dans ce cas, les loyers correspondants représentent des frais déjà pris en compte dans le barème. Ils ne peuvent donc pas, par ailleurs, être déduits. Le contribuable à qui est prêté gratuitement le véhicule peut, lui aussi, avoir recours au barème mais il doit alors justifier qu’il a bien pris en charge la quote-part des frais couverts par le barème relatif à l’usage professionnel du véhicule.

Rappel : le choix entre la méthode forfaitaire et la méthode réelle est un choix personnel, ce qui signifie qu’à l’intérieur d’un même foyer fiscal, chacun est libre d’évaluer ses frais professionnels selon la méthode voulue. L’utilisation du barème, qui constitue une option annuelle, s’applique à l’ensemble des véhicules utilisés à titre professionnel.

Outre les salariés et dirigeants de société assimilés salariés, le barème kilométrique est également utilisable par les titulaires de bénéfices non commerciaux (BNC), excepté ceux relevant du régime micro-BNC, pour les frais relatifs à leur véhicule personnel affecté à l’activité professionnelle. Ils peuvent aussi utiliser le barème pour les véhicules dont ils sont propriétaires même s’ils sont maintenus dans leur patrimoine privé. Ils ne doivent toutefois pas comptabiliser les frais pour leur coût réel dans un poste de charges. Ils peuvent également utiliser le barème pour les véhicules loués ou pris en crédit-bail, à condition qu’ils renoncent à déduire les loyers de leur résultat fiscal.

Enfin, le barème kilométrique peut être utilisé par l’entreprise pour rembourser à ses salariés, dirigeants ou non, les frais de déplacements professionnels effectués avec leur véhicule personnel.

Le barème kilométrique couvre la dépréciation du véhicule, les dépenses de pneumatiques, les frais de réparation et d’entretien, la consommation de carburant et les primes d’assurance. S’agissant des deux-roues, le barème prend également en compte les frais de casques et de protections.

À noter : pour les véhicules électriques, la location de batterie et les frais liés à la recharge de la batterie (fourniture d’électricité) sont assimilés à des frais de carburant inclus dans le barème forfaitaire.

Peuvent en principe être ajoutés aux frais couverts par le barème, sous réserve de leur justification, les frais de garage, essentiellement constitués par les frais de stationnement (parcmètres, parkings de plus ou moins longue durée), les frais de péage d’autoroute et également les intérêts d’emprunt pour l’achat du véhicule, retenus au prorata de son utilisation professionnelle.

À savoir : pour les titulaires de BNC, la déduction des frais financiers supplémentaires est subordonnée à l’inscription du véhicule au registre des immobilisations.

Si le contribuable utilise à titre professionnel plusieurs véhicules, l’application du barème se fait véhicule par véhicule, quelle que soit leur puissance fiscale.

Le montant des frais couverts par le barème (hors frais de péage, de garage ou de parking et intérêts d’emprunt) ne peut pas dépasser le montant des frais d’un véhicule d’une puissance maximale de 7 CV, même si la puissance fiscale du véhicule utilisé est supérieure. Pour les deux-roues, le barème est plafonné à 5 CV.

Attention : le contribuable qui utilise le barème doit toujours être en mesure de justifier l’utilisation professionnelle du véhicule et le nombre de kilomètres réellement effectués. L’administration fiscale pouvant, à ce titre, demander notamment les factures d’entretien et de réparation.

L’administration fiscale a publié les barèmes d’évaluation forfaitaire des frais kilométriques engagés en 2014, applicables aux automobiles et aux deux-roues motorisés. Des barèmes qui font l’objet d’une légère réévaluation par rapport à ceux utilisés l’an passé.

Précision : les barèmes kilométriques permettent d’évaluer, de manière forfaitaire, les frais en fonction de la puissance fiscale du véhicule utilisé et du nombre de kilomètres parcouru.

Les nouveaux barèmes sont les suivants :

Les contribuables qui ne recourent pas au barème kilométrique peuvent faire état de leurs frais professionnels de véhicule pour leur montant réel et justifié.

Le montant des frais réels de véhicule, autres que les frais de péage, de garage ou de parking et les intérêts annuels d’emprunt du véhicule utilisé, ne peut toutefois pas dépasser celui couvert par le barème kilométrique plafonné à 7 CV (ou à 5 CV pour un deux-roues), à distance parcourue identique. Un plafond qui s’applique quelle que soit la puissance administrative du véhicule.

Important : les titulaires de BNC qui ont renoncé au barème kilométrique ne sont pas concernés par le plafonnement à 7 CV et peuvent déduire la totalité de leurs frais de voiture.

Par contre, certains frais réels sont déductibles pour leur montant réel et justifié, sans limitation, à savoir les frais de péage, de garage ou de parking ou les intérêts de l’emprunt contracté pour acheter le véhicule utilisé.

Si certains contribuables décident de déduire le montant exact de leurs frais professionnels de véhicule supportés dans l’année sans recourir au barème kilométrique, l’administration fiscale les autorise néanmoins à utiliser le barème carburant qu’elle publie également chaque année.

À noter : l’administration fiscale publie deux barèmes de frais de carburant, l’un pour les automobiles et l’autre pour les deux-roues.

Le barème carburant permet d’évaluer, de manière forfaitaire, les frais d’essence ou de diesel des véhicules susceptibles d’un usage mixte, c’est-à-dire personnel et professionnel. Sont donc exclus les véhicules uniquement affectés à un usage professionnel tels que les véhicules utilitaires et les camions ainsi que les véhicules utilisés par les entreprises dont l’objet est le transport de personnes ou de marchandises (taxis, transporteurs…).

Précision : l’application de ce barème relève également d’une option annuelle, qui ne dispense pas le contribuable de justifier de l’utilisation professionnelle du véhicule et du nombre de kilomètres réellement effectué.

En pratique, le barème des frais de carburant ne peut être utilisé que par :– les salariés, propriétaires ou non de leur véhicule ;– les exploitants individuels relevant du régime simplifié BIC et tenant une comptabilité super-simplifiée ;– les exploitants agricoles exerçant leur activité à titre individuel, soumis au régime simplifié d’imposition ;– les titulaires de BNC pour les véhicules pris en location ou en crédit-bail dès lors qu’ils choisissent de déduire les loyers ;– les associés de sociétés de personnes exerçant leur activité professionnelle dans la société.

À noter : l’option des titulaires de BNC pour le barème carburant au titre des véhicules loués ou pris en crédit-bail entraîne obligatoirement option pour le barème kilométrique au titre des véhicules dont ils ont la propriété.

Les barèmes applicables aux frais exposés au cours de l’année 2014 ont été publiés et font l’objet d’une légère baisse pour la deuxième année consécutive.